Comuníquelo con delicadeza

Todo gerente sabe que tiene que mantener a los empleados al corriente de su rendimiento. De vez en cuando, eso equivale a comunicarles malas noticias o poner a un empleado sobre aviso de algún problema. ¿Cómo puede hacerlo de manera coherente, profesional y constructiva? Te entrego algunas sugerencias a través de un modelo de cuatro etapas, que garantiza una comunicación fructífera y fluida de temas difíciles con los empleados a tu cargo.

1. Etapa preparatoria. Piensa antes lo que va a decir, cuál es la mejor forma de decirlo y qué resultado esperas de la reunión. Escríbelo para que la reunión siga su curso y así no olvides aspectos importantes.

2. Etapa introductoria. Fija el objetivo de la reunión, plantea el problema y explica por qué es un problema. Aquí un ejemplo:
“Francisco, quería reunirme con usted para conversar sobre algo que me preocupa, y es respecto a contactar clientes sin previo aviso (cold calling). Como usted sabe, hemos instrumentado una campaña de contactos sin aviso para generar nuevas ventas. La mayoría del personal de ventas aceptó el concepto y estamos empezando a ver algunos resultados positivos. El problema es que usted no ha estado realizando tales contactos sin aviso y me parece que está perdiendo la posibilidad de nuevas ventas en su área comercial.

3. Etapa de intercambio. Es la oportunidad que tiene el empleado de responder. Tu debes lograr que el empleado entienda la situación y debes detectar si hay barreras que se interponen. De ahí, tu y el empleado deben ponerse de acuerdo en objetivos y estrategias y debes solicitar un compromiso con la gestión. Al dar participación al empleado en la fijación de objetivos y plazos, hay mayor probabilidad de que él se comprometa con la actividad exigida y también es más probable que la realice.
4. Etapa de seguimiento. Vuelve a repasar con el empleado el programa fijado previamente, estudia su rendimiento y realiza los cambios pertinentes.

Este modelo, brinda una atmósfera controlada para conversar sobre temas potencialmente explosivos. “Tu tratas al representante con respeto y dignidad a la vez que reafirmas su punto de vista”. “Obtienes los resultados que necesitas y el empleado recibe comentarios constructivos para mejorar su desempeño.”